Rapport de la chambre des comtes sur l’université d’Auvergne Clermont I : Vice-président des relations internationales jusqu’en juin 2001, ce qui le conduisait à effectuer des déplacements à l’étranger, M. Chenevoy a par la suite assuré les fonctions de vice-président chargé du pôle tertiaire. Un tel cumul d’activités ne manque de susciter des interrogations sur les conditions dans lesquelles une seule personne peut, réellement et effectivement, assumer une charge de travail aussi importante (6° partie)

(suite) 

3-5 La gestion financière et comptable

3.5.1 Le suivi des immobilisations : les amortissements

L’article 36 du décret du14 janvier 1994 prévoit la tenue d’un inventaire permanent de tous les biens mobiliers et immobiliers dont dispose l’établissement, distinguant les biens propres de l’établissement et ceux qui lui sont affectés ou mis à sa disposition. Selon l’instruction comptable M 9-3 il s’agit d’une obligation incombant aux services financiers de l’établissement, placés sous l’autorité directe du secrétaire général.

Les nouvelles dispositions de l’instruction comptable, applicables à compter du 1er janvier 2001, prévoient la mise en place de l’amortissement sur l’ensemble des biens inscrits à l’actif du bilan et de l’amortissement neutralisé pour les biens en dotation ou en affectation pour lesquels l’établissement n’a pas la charge du renouvellement. Cette technique de l’amortissement neutralisé se substitue à l’ancienne pratique d’amortissement pour ordre (instruction M 9-3 version 1986). La nomenclature comptable, applicable au 1er janvier 2001, définit selon les différentes catégories d’immobilisations, les durées minimales et maximales d’amortissement. Celles-ci doivent être arrêtées par le conseil d’administration de l’établissement.

La chambre, dans la lettre d’observations définitives du 28 mai 2002, notait que « l’établissement n’avait toujours pas, fin 1999, mis en place la tenue d’un inventaire permanent et ne constatait pas les dépréciations de ses éléments d’actif en ne pratiquant pas d’amortissements. ».

La réponse donnée par l’université à cette observation s’est traduite, d’une part, par un engagement interne dans le plan d’actions et, d’autre part, par un engagement inscrit dans le contrat quadriennal conclu avec l’Etat.

Le plan (fiche 11) se fixe comme objectif l’établissement des fiches d’inventaire, en concordance avec les états de l’actif figurant au bilan, et la mise en place de l’amortissement sur les biens immobiliers et mobiliers. Il prévoit l’acquisition d’un logiciel de gestion du patrimoine, la définition d’une politique d’amortissement et la réalisation d’un guide concernant la gestion des immobilisations.

Parallèlement, le contrat quadriennal 2000-2003 conclu avec le ministère de l’éducation nationale, consacre un paragraphe à la politique d’amortissement. Le contrat stipule, dans son paragraphe 4.2 : « Actuellement, la politique d’amortissement est réactivée : il est procédé à l’ajustement de l’inventaire et de l’état de l’actif pour les biens immobiliers et les biens renouvelables acquis de 1996 à 1999. La procédure d’amortissement devrait être effective à compter de l’exercice 2001. »

De fait, un inventaire est tenu sur support informatique depuis l’acquisition en 2000, d’un logiciel de gestion des immobilisations (logiciel « NEPTUNE »).

En revanche, alors que l’université d’Auvergne s’était engagée à pratiquer une politique d’amortissements dès le contrat quadriennal 1996-1999, celle-ci n’a été mise en place progressivement qu’au cours de la période sous revue.

Le conseil d’administration a adopté dans ses délibérations des 30 mars et 21 décembre 2000 et 30 octobre 2001 les durées d’amortissement des différentes catégories d’immobilisation. Les biens meubles sont amortis depuis l’exercice 2001 et les biens immeubles sont pris en charge en comptabilité dans le logiciel NABUCO depuis 2003.

Les comptes financiers de l’établissement traduisent la montée en puissance de l’amortissement au cours des années sous revue. Le total des dotations qui s’élevait à 0,492 ME en 2002 est passé à 3 350 ME en 2005.

3.5.2 L’absence de comptabilisation des stocks.

L’université d’Auvergne ne tient pas de comptabilité des matières (stock de marchandises, fournitures, produits semi-ouvrés, produits finis) comme le lui permet la réglementation. D’après les renseignements fournis à la chambre, seul un début de comptabilité de stocks d’en cours est tenu à l’agence comptable. De fait, l’examen des comptes financiers sur la période (années 2000 à 2005) montre que l’université ne mouvemente aucun compte de la classe 3, hormis le compte 345 « prestations de services en cours ».

L’ordonnateur indique qu’il n’existe pas de stocks dont le suivi serait significatif, en particulier pas de combustible, et que d’une manière générale les consommations de fournitures stockables (papier) font l’objet de commandes régulières selon des périodicités largement inférieures à l’année, en raison de l’absence de locaux de stockage.

3.5.3 Les régies

La chambre rappelle que selon les dispositions du décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 relatif aux régies de recettes et aux régies d’avance des organismes publics (article 15) «Les régisseurs de recettes et d’avances sont soumis aux contrôles du comptable assignataire et de l’ordonnateur auprès duquel ils sont placés. »

D’après les constations qui ont été faites par la chambre, si les régies d’avances et les régies de recettes ont fait l’objet de la part du comptable public, de contrôles épisodiques au cours des exercices sous revue, aucune trace de contrôle sur place de la part de l’ordonnateur, ou d’un de ses délégués, n’a été trouvée. Cette absence de contrôle interne du bon fonctionnement des services, présentant par ailleurs, à des degrés divers, des risques administratifs et financiers, peut être préjudiciable à l’établissement.

D’après les réponses obtenues, les régies font l’objet de contrôles conjoint de l’agent comptable et du secrétaire général. L’ordonnateur en fonction indique que depuis 2007, un programme de vérification a été établi.

4 – SITUATION FINANCIERE DE l’UNIVERSITE

4-1 L’évolution des budgets entre 2000 et 2005

Globalement, les recettes de l’université (budget principal et services interuniversitaires) enregistrent une progression de plus 56 % sur la période (de 19,774 ME en 2000 à 30,851 ME en 2005).

Si les recettes d’investissement restent dans le même temps, à un étiage quasiment stable, autour de 4,5 ME, en revanche, les recettes de fonctionnement ont connu une progression très importante de plus de 76 % sur les six années du présent contrôle. (de 15,049 ME en 2000 à 26,593 ME€en 2005).

Parallèlement, les dépenses de fonctionnement ont augmenté de plus de 61 % (de 14,243 ME€en 2000 à 22,966 ME€en 2005), les dépenses d’investissement étant d’un niveau plus variable d’un exercice à l’autre : 6,567 ME€en 2000, 4,032 ME€en 2005 avec un pic de 11 ME€en 2001 en raison de l’achèvement d’opérations importantes.

Au total, le budget de l’établissement, en dépenses, est passé de 20,810 ME€ en 2000 à 27 ME en 2005 (plus 30 %).

Parmi ces dépenses, les services centraux, qui représentaient 43 % des dépenses globales de l’établissement en 2000, n’en représentent plus que 37 % en 2005, le pôle santé (médecine, pharmacie et odontologie) voit son poids passer de 15,5 % à 19 %, le pôle juridique et économique progresse également de 12 % à 19 %. A l’inverse l’IUT voit sa part légèrement diminuer (15,77 % au lieu de 16,25 %) et l’IUP représente désormais 6,6 % des dépenses au lieu de 5,3 %. L’évolution des dépenses de fonctionnement est assez contrastée. Celle des services centraux enregistrent une progression plus rapide que la moyenne de l’augmentation de l’établissement puisqu’elles doublent sur la période sous examen, passant de 3,622 ME à 7,450 ME. Ces dépenses qui représentaient un quart du budget en 2000 en représentent désormais un tiers (32,44 %). Parmi les composantes, c’est l’UFR sciences économiques et gestion qui enregistre la plus forte progression, ses dépenses ayant triplé sur la période (plus 193 %) passant de 1,225 ME€à 3,599 ME. Le poids de cette composante dans les dépenses de fonctionnement passe de 11 à 15,6 %. La composante IUT quant à elle n’a vu ses dépenses progresser « que » de 21,6 %, soit une progression trois fois moins rapide que celle de l’ensemble de l’établissement. L’IUT, qui représentait 21 % du budget global n’en représente plus que 16 %

Enfin, en raison du financement d’opérations d’investissement importantes : construction du Centre Biomédical de Recherche et Valorisation (CBRV), du bâtiment « 3C » (Centre de chirurgie endoscopique et des nouvelles techniques interventionnelles, Centre de Pharmacologie clinique et Centre d’évaluation et de traitement de la douleur), de l’unité de stabulation d’une animalerie et de la restauration de la villa « Côte Blatin », les réserves ont diminué en 2000 et 2001. Sur le reste de la période, l’université a repris sa politique d’affectation du résultat net comptable aux réserves qui ont ainsi augmenté de façon régulière pour atteindre près de 15 millions d’euros en fin d’année 2005 (voir tableau ci-dessous).

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

6 912 201 € 11 229 649 € 14 858 842 €

Evolution des réserves

6 037 591 €5 397 483 €8 412238 €10 096 098 €

4-2 La structure du budget 2005

4.2.1. Les recettes

La section de fonctionnement est financée par deux sources principales. D’une part, les subventions d’exploitation, qui représentent plus de 42 % des recettes de fonctionnement (50 % en 2000), la subvention du ministère de tutelle représentant à elle seule 35 % des recettes, d’autre part les ventes de produits et prestations, qui restent, avec près de 39 %, le second poste des recettes de fonctionnement. On remarquera qu’à l’intérieur de cette source de financement, les droits universitaires, qui ont doublé en volume sur la période (de 1,859 ME en 2000 à 3,880 ME en 2005) représentent désormais 14,5 % des recettes. Les autres produits de gestion courante pèsent près de 10 % des recettes. Ils ont été multipliés par 7 au cours de la période. (de 361 865 euros en 2000 à 2,524 ME€en 2005).

L’investissement est financé à hauteur de 54 % par l’Etat. La région intervient pour sa part à hauteur de près de 12 %.

4.2.2. Les dépenses

L’ensemble des dépenses de l’université d’Auvergne atteint 27 millions d’euros, dont 22,966 ME€en fonctionnement et 4,032 ME en investissement. Parmi les dépenses de fonctionnement, le poste charges de personnel reste le plus important avec 30 % du total, soit 6,926 ME. Le second poste de dépenses est constitué des autres charges de gestion qui représentent près de 17 % du fonctionnement. Ce poste a plus que doublé en volume sur la période passant de 1,813 ME€en 2000 à 3,883 M€ en 2005. Viennent ensuite les autres services extérieurs (15 % des dépenses de fonctionnement) et les dotations aux amortissements et provisions (14,6 %). Le volume de ce dernier poste (qui est passé de 54 301 euros en 2000 à 3,336 M€ en 2005) traduit la mise en oeuvre en matière d’amortissement, conformément aux dispositions réglementaires.

4-3 L’évolution des bilans

L’actif immobilisé, qui a augmenté en début de période, pour atteindre 78 % de l’actif en 2002, a ensuite diminué sur la seconde moitié de la période pour se situer à 65 % de l’actif, soit un niveau inférieur à celui de l’année 2000 (73 %). Les constructions représentaient 36 % de l’actif en 2000 et à 43 % en fin de période. Corrélativement, la part de l’actif circulant passe de 26,8 % en 2000 à 34 % en 2005. Les disponibilités ont varié entre un minimum de 3,188 ME€et 9,115 ME, niveau atteint en 2005. Elles représentent plus de 14 % de l’actif en 2005. Enfin, les valeurs mobilières de placement ont triplé en volume sur la période passant de 3,109 ME à plus de 9 ME en 2005. Elles représentent 14 % de l’actif. Au passif, la part des capitaux propres qui était de 84 % en 2000 est de 90 % en 2005. Les provisions pour risques et charges, qui étaient pratiquement négligeables en 2000 (0,16 %), représentent désormais pratiquement 1 % du passif. La part des dettes, qui était de 15 % en début de période a parallèlement baissé pour se situer à 9 % en 2005.

La capacité d’autofinancement, a été examinée sur les deux derniers exercices, à partir des tableaux emplois-ressources contenus dans le rapport financier de l’agent comptable.

Elle passe de 1 796 107 E en 2004 à 4 970 650 E en 2005.

4-4 La trésorerie

Le fonds de roulement passe de 2,286 millions d’euros en 2000 à 8,412 millions d’euros en 2002 pour atteindre 16,062 millions d’euros en 2005. En fin de période, rapporté aux dépenses de fonctionnement, il représente une autonomie de 8,51 mois de fonctionnement, soit un niveau de sécurité très au-delà de la norme recommandée par le ministère de l’éducation nationale qui est de l’ordre de trois mois de fonctionnement.

L’aisance financière de l’établissement, conférée par l’importance du fonds de roulement, est confirmée par l’abondance de la trésorerie dont dispose l’université. Celle-ci a progressé tout au long de la période sous revue. Alors qu’elle était de 8,653 millions d’euros en 2000, elle était de 12,860 millions d’euros en 2002 pour atteindre 18,159 millions d’euros en 2005. La trésorerie en 2005 représente ainsi 79 % des dépenses de fonctionnement.

Une partie des fonds disponibles est placée en valeurs mobilières de placement. Ces placements (compte 5081), qui ont constamment progressé au cours de la période, sont passés de 3,109 millions d’euros en 2000 à 6,681 millions en 2003 pour atteindre 9,060 millions en 2005.

Dans son précédent examen de la gestion, la chambre avait déjà souligné l’importance des placements réalisés (de 30 à 40 millions de francs sur la période 1989 à 1999). Elle réitère son observation.

5 – LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

5-1 Les heures complémentaires

5.1.1 L’objectif de maîtrise et de réduction des heures complémentaires

Le sujet des heures complémentaires a fait l’objet d’une observation de gestion de la part de la chambre à l’occasion de son dernier contrôle. Dans sa lettre d’observations définitives du 28 mai 2002 celle-ci, après avoir noté l’augmentation significative du volume des heures complémentaires (plus 33 % en nombre et plus 44 % en masse financière) relevait l’insuffisance des mentions portées sur les états liquidatifs au regard de la réglementation applicable et s’interrogeait sur l’effectivité du contrôle de la réalité du service fait. Elle notait enfin qu’une réforme du système des heures complémentaires avait été mise en place en 1999 en vue de limiter progressivement leur nombre par enseignant et que l’établissement devait se doter en 2002 d’un logiciel de gestion. (logiciel GEISHA : gestion des enseignements, suivi des heures assurées).

L’audit réalisé en novembre 2001, par l’IGAENR avait aussi recommandé de régulariser la gestion des heures complémentaires et, notamment, de vérifier la réalité du service fait.

Les engagements de l’établissement ont été formalisés au travers de deux documents : le contrat quadriennal et le plan d’actions. Dans le contrat quadriennal 2000-2003 conclu avec le ministère de l’éducation nationale, l’université de Clermont I s’assigne un objectif de réduction des dépenses en heures complémentaires (point 4.3 Politique de GRH). Le contrat prévoit que « Dès la première année du contrat quadriennal, l’université d’Auvergne mettra en service l’application informatique « Geisha » développée par l’université Blaise Pascal. Les heures complémentaires seront mises en paiement après le service statutaire accompli. Le volume d’heures complémentaires par enseignant sera progressivement diminué. Un bilan de la réalisation des deux objectifs de recrutement et de réduction des heures complémentaires sera fourni en fin de contrat. »

Le plan d’actions élaboré en début d’année 2002 traite également de la question des heures complémentaires (fiche n° 5). Partant du constat de l’inspection générale et notamment de la « maîtrise imparfaite de la consommation des heures complémentaires » et de « la difficulté à connaître le service des enseignants », l’objectif assigné dans ce plan d’actions apparaît très en retrait par rapport au contrat conclu avec l’Etat. Il est en effet indiqué que l’université « envisage de se doter à titre expérimental d’un outil informatique de gestion dénommé Geisha (gestion des enseignements, suivi des heures assurées) ». Le plan, dans sa version actualisée en mai 2003, indique que depuis la rentrée 1999 une limitation des heures complémentaires par intervenant a été mise en place, qu’une présentation du logiciel Geisha a été effectuée auprès des doyens en mars 2000. L’enveloppe financière consacrée aux heures complémentaires constitue un enjeu important et constant pour l’université.

En effet, en 2000, ce poste de dépenses (2,114 millions d’euros) représentait 51 % de l’ensemble des charges de personnel (4,153 millions d’euros). La formation initiale, avec 1,750 million d’euros, représentant 83 % de ce total et la formation continue les 17% restants (636 365 euros). En 2005, l’ensemble des heures complémentaires, formation continue et formation initiale, payées aux personnels de l’établissement (compte 6421) et aux personnels extérieurs à l’établissement (compte 6422) représente une enveloppe de 3,060 millions d’euros, soit 51 % du total des dépenses de personnel (compte 64 : 5,993 millions d’euros). Le ratio heures complémentaires sur dépenses de personnel reste donc constant sur la période considérée. Sur ces 3 millions d’euros, la formation initiale représente 2,300 millions d’euros soit 75 %, la formation continue 25 % (760 106 euros).

En 2005, les plus gros « consommateurs » d’heures complémentaires, dans le domaine de la formation initiale sont : L’IUT : 911 410 euros soit 40 % de l’enveloppe de 2,3 millions d’euros ; L’IUP : 462 233 euros, soit 20 % de l’enveloppe ; La faculté de sciences économiques : 458 655 euros, soit 20 % de l’enveloppe ; et la faculté de droit : 237 234 euros, soit 10 % de l’enveloppe.

5.1.2 Les résultats obtenus

Compte tenu à la fois des constats opérés, des observations formulées par la chambre lors du précédent contrôle et des engagements pris par l’université, les résultats obtenus peuvent être examinés sous plusieurs angles : l’évolution du volume global des heures complémentaires; le respect des plafonds d’heures complémentaires par enseignant ; la mise en place du logiciel de gestion ; la vérification du service fait.

1) L’évolution des heures complémentaires sur la période sous revue

Alors que le nombre d’étudiants a progressé de 13,80 % sur la période examinée 2000-2005, le nombre d’heures complémentaires dispensées au titre de la formation initiale a augmenté deux fois plus vite en volume (+ 26 %) passant de 46 761 heures en 2000 à 59 009 heures en 2005, après un pic de plus de 71 000 heures au cours de l’exercice 2003. La masse financière totale consacrée aux heures complémentaires (formation continue et initiale) a quant à elle augmenté de près de 45 % (+ 44,75 %) passant de 2,114 millions d’euros en 2000 à 3,060 millions d’euros en fin de période.

1999 (rappel) évolution 2005/2000

Année universitaire Charges d’enseignement (1) 130 368 162 499 161 006 172 538 185 939 174 812 193 306 18,96%

Nombre d’HC dispensées en formation initiale (1) 54 995 46 761 59 371 44 359 71 139 57 363 59 009 26,19%

Dépenses d’HC ( en K€) formation initial et continue 2 042 2 114 2 668 2 873 3 594 2 974 3 060 44,75%

Nombre d’étudiants 11 639 11 359 11 706 11 472 11 728 12 616 12 926 13,80%

Evolution des heures complémentaires

200020012002200320042005

(98/99)(99/2000)(00/01)(01/02)(02/03)(03/04)(04/05)

(1) en heures équivalent TD La « charge d’enseignement » correspond au nombre d’heures devant être assurées pour préparer aux diplômes agrées par le ministère de l’éducation nationale.

L’objectif de maîtrise du volume global des heures complémentaires n’a donc pas été atteint, bien au contraire. Certes, comme le fait remarquer le président, l’augmentation de volume d’heures complémentaires peut résulter d’une politique pédagogique (accroissement du nombre de licences professionnelles, variation du taux d’encadrement des travaux dirigés), mais quel qu’en soit la raison, le constat de la chambre demeure.

Le tableau ci-dessous permet de mesurer l’évolution des heures complémentaires pour les composantes qui en sont les plus grosses consommatrices.

dépense nombre d’heures dépense nombre d’heures dépense nombre d’heures dépense nombre d’heures dépense nombre d’heures

IUT 798 795 € 21 335 1 011 487 € 15 627 853 476 € 22 008 911 410 € 23 381 IUP 140 626 € 3 756 251 094 € 3 426 492 678 € 12 704 462 233 € 11 858 7 988 355 653 € 13 951 414 361 € 10 684 458 655 € 11 766 Droit 325 201 € 8 685 315 163 € 6 022 243 484 € 6 278 237 234 € 6 086 Evolution des heures complémentaires en formation initiale, par composante.

2000200220042005Evolution

14,10%9,59%

228,70%215,70%

Scie éco299 080 €

53,36%47,30%

-27%-30%

Comparées avec l’évolution des effectifs d’étudiants, les évolutions de consommation sont les suivantes :

– Pour l’IUT, la dépense en heures complémentaires, augmente de 14 % soit au même rythme que l’évolution de ses effectifs qui a été de + 15 % entre 2000 et 2005.

– L’IUP, qui a connu une multiplication par deux de ses effectifs entre 2000 et 2005 (de 700 étudiants à plus de 1500), enregistre, logiquement, une multiplication par deux de sa consommation d’heures complémentaires.

– La faculté de droit, qui a subi une forte érosion de ses effectifs d’étudiants entre 2000 et 2005 (- 21 % environ) voit sa consommation d’heures complémentaires diminuer dans une proportion équivalente (moins 27 %).

– La faculté de sciences économiques, qui a connu une nette progression de ses effectifs sur la période (plus 38 %) a vu sa consommation d’heures complémentaires augmenter plus rapidement (plus 53 %).

Par ailleurs, la comparaison entre les volumes d’heures complémentaires consommés et les besoins théoriques tels qu’ils sont estimés par le ministère de l’éducation nationale, à partir des maquettes de diplômes délivrés et du potentiel enseignant de l’université, montre que certaines composantes « surconsomment » des heures complémentaires par rapport aux besoins théoriques. Chaque année, le ministère de l’éducation nationale calcule pour chaque université, au regard des maquettes de diplômes délivrés par l’établissement, un potentiel d’heures enseignant, en fonction des effectifs réels d’enseignants en poste. Si ces effectifs sont insuffisants pour assurer le nombre d’heures prévues par les maquettes de diplôme, ce qui est fréquemment le cas, il en résulte un besoin d’heures complémentaires, estimé en équivalent TD.

Ainsi, pour l’année 2005, il a été constaté que les facultés de droit et de sciences économiques consommaient respectivement 61,5 % et 55 % de plus que le besoin théorique estimé. En revanche, l’IUP enregistre une consommation d’heures complémentaires d’environ 50 % inférieure aux besoins théoriques.

2) Le respect des plafonds individuels d’heures complémentaires

Dans une lettre du 7 septembre 1999, adressée aux doyens et directeurs, le président rappelait que l’établissement s’engageait à limiter les dépenses en matière d’heures complémentaires, en limitant le nombre d’heures pouvant être assurées par chaque enseignant. Le processus engagé se traduisait par une définition de plafonds maxima d’heures complémentaires et par une modification du calendrier de paiement des heures, celles-ci étant désormais payées en juillet, une fois le service statutaire accompli. S’agissant de la formation initiale, les plafonds retenus étaient de 192 heures équivalent TD pour les enseignants de l’université et de 150 heures équivalent TD pour les intervenants extérieurs à l’établissement, rémunérés à la vacation. Ce processus et ces plafonds furent approuvés par le conseil d’administration lors de sa réunion du 26 septembre 2001.

L’analyse des listes nominatives des heures complémentaires par enseignant sur trois années universitaires a permis de constater qu’en dépit de ces règles de gestion internes, de nombreux cas de dépassement des plafonds demeurent, ainsi que le montre le tableau ci-dessous.

Heures complémentaires : cas de dépassement des plafonds

composantes 2002-2003 2003-2004 2004-2005

Droit 4 > 100h 6 >100 h 8 > 100 h 1 > 200 h

Scie économiques 9 >100 h 1 > 200 h 9 >100 h 2 >200 h 10 > 100 h 7 > 200h (dont 1 à 297 heures)

IUP 2 >100 h 9 > 200 h (dont 1 à 333 heures) 7 > 100 h 4 > 200 h (dont 1 à 322 h et 1 à 379h) 6 > 100 h 4 > 200 h (dont 1 à 357 h)

IUT 29 > 100 h 5 > 200 h 31 > 100 h 8 > 200 h 38 > 100 h 7 > 200 h

Total (>200h) 15 14 19

Dans certaines composantes, quelques enseignants dépassent très largement le plafond des 192 heures.

Pour l’année universitaire 2004-2005, 19 enseignants ont déclaré avoir effectué plus de 200 heures complémentaires : 1 en droit, 4 à l’IUP, 7 à l’IUT et 7 en sciences économiques.

Dans cette dernière composante, deux maîtres de conférences, ont réalisé respectivement, en 2004-2005, 297 heures et 288 complémentaires, ce qui correspond à un service assuré de respectivement 489 et 480 heures dans l’année, c’est-à-dire l’équivalent de deux postes et demi d’enseignant.

La chambre s’est interrogée sur la compatibilité d’une activité pédagogique aussi soutenue que celle relevée dans certains cas, avec les obligations statutaires de travaux et publications des intéressés, dans le domaine de la recherche.

Elle s’est également étonnée de l’importance des heures complémentaires réalisées par certains enseignants assumant par ailleurs des responsabilités administratives et percevant, à ce titre, soit une prime de responsabilités pédagogiques, soit une prime de charges administratives.

A cet égard, le cas particulier de M. Maurice Chenevoy, professeur de l’IUP, mérite d’être relevé. Les heures complémentaires déclarées par cet enseignant, en plus du service statutaire de professeur (192 heures), atteignent systématiquement, au cours des trois années examinées, près ou largement plus de 300 heures (333,25 HC en 2002/2003 ; 322,75 HC en 2003/2004 ; et 290,25 HC en 2004/2005). Cela correspond à plus de 500 heures d’équivalent TD pendant une année universitaire.

M. Chenevoy indique notamment dans sa réponse à l’observation que les heures complémentaires effectuées dans les antennes délocalisées d’Aurillac, du Puy et de l’étranger (Biélorussie, Ukraine, Roumanie) ne sont pas prises en compte, en respect des règles internes de l’université, dans le calcul du plafond de 150 heures pour les intervenants extérieurs et de 192 heures pour les enseignants. La chambre ne peut le suivre dans cette analyse. Si de telles règles ont été mises en place dans l’établissement, ce dont la chambre n’est pas informée, elles sont éminemment critiquables.

Par ailleurs, la chambre a noté que c’est l’intéressé lui-même qui, en tant que directeur de l’IUP, atteste de la réalité de son service fait. En plus de son activité d’enseignement, qui apparaît déjà très lourde, (environ deux fois et demi un service statutaire), il assume en effet la responsabilité administrative de directeur de l’IUP pour laquelle il perçoit une indemnité de 6 100 euros par an. Vice-président des relations internationales jusqu’en juin 2001, ce qui le conduisait à effectuer des déplacements à l’étranger, M. Chenevoy a par la suite assuré les fonctions de vice-président chargé du pôle tertiaire. Un tel cumul d’activités ne manque de susciter des interrogations sur les conditions dans lesquelles une seule personne peut, réellement et effectivement, assumer une charge de travail aussi importante.

En conclusion, l’objectif que l’établissement s’était fixé en matière d’heures complémentaires n’est pas atteint. Les quelques cas de forts dépassements relevés ci-dessus conduisent la chambre à recommander une vigilance accrue sur ce poste de dépenses et une veille renforcée sur le respect des plafonds individuels, en particulier lorsque la charge globale du travail pédagogique risque de nuire à l’activité de recherche des enseignants-chercheurs concernés.

3) La mise en place du logiciel GEISHA : le contrôle mis en place par l’université

L’engagement pris par l’établissement tant en réponse aux observations de la chambre que dans le contrat quadriennal 2000-2003 et consistant à mettre en application le logiciel Geisha « dès la première année du contrat », n’a pas été atteint. Il s’avère en premier lieu que le contrat n’a été conclu qu’en fin d’année 2000, après délibération du conseil d’administration le 21 décembre 2000.

Au cours du contrôle, les services de l’université ont indiqué que le logiciel, développé et utilisé depuis plusieurs années par l’université Blaise Pascal, cédé gratuitement à l’établissement, et donc immédiatement disponible sans frais, n’a été mis en place qu’à la rentrée 2004, soit après le terme du contrat quadriennal. D’après les informations recueillies par la chambre, les raisons de ce retard seraient liées aux réticences exprimées par certaines composantes et à la difficulté de convaincre les doyens de l’utilité de mettre en place cet outil.

La chambre a constaté que toutes les potentialités du logiciel n’étaient pas exploitées.

Le logiciel est utilisé uniquement comme un outil de saisie des données (coordonnées des intervenants extérieurs, nombre d’heures prévisionnelles et effectuées) et de paiement (à la fin de chaque trimestre pour les intervenants extérieurs et en fin d’année universitaire pour les enseignants). En revanche, la fonction analyse des coûts par unité d’enseignement, c’est-à-dire par diplôme, n’est pas utilisée par les services administratifs des deux composantes contrôlées (facultés de droit et de sciences économiques) et, par voie de conséquence par les services centraux. De plus, à ce jour, les heures complémentaires effectuées au titre de la formation continue ne sont pas traitées par le logiciel Geisha.

Selon les réponses obtenues, l’Université d’Auvergne et six autres universités procèdent à la création d’un GIP destiné à mutualiser les compétences afin de faire évoluer le logiciel et le rendre d’un usage plus commode et plus performant.

L’exploitation sans tarder des différentes ressources du logiciel, notamment en matière d’évaluation des coûts des diplômes, procurerait sans contexte à l’établissement un outil qui lui permettrait d’optimiser sa gestion des dépenses en heures complémentaires. L’amélioration de cette gestion était déjà gagée sur la mise en place de ce logiciel lors du précédent contrôle.

4) La vérification du service fait

La vérification du service fait en matière d’heures complémentaires, ainsi que cela a été confirmé par les services centraux, n’est pas effectuée à leur niveau, mais au niveau de chaque composante. En début d’année universitaire, chaque enseignant fourni un état prévisionnel de services, au sein de sa composante de rattachement ainsi que dans les autres composantes, ce qui permet de déterminer le volume prévisionnel des heures complémentaires. Cette fiche est confectionnée sous la responsabilité de chaque directeur de cours. La vérification de la conformité des heures programmées avec les maquettes ministérielles de diplôme est effectuée par le service scolarité. En fin d’année universitaire, l’enseignant transmet au service du personnel un état liquidatif des heures effectuées, en vue de leur paiement. La vérification du service fait est réalisée sous la responsabilité pédagogique des directeurs d’enseignement. Aucun outil spécifique n’a été mis en place et le logiciel Geisha n’est pas utilisé en ce sens (pas de vérification avec le suivi de l’utilisation des salles par exemple). Dès lors, en dehors d’informations ponctuelles fournies soit par les appariteurs, par les enseignants eux-mêmes ou par les étudiants, signalant qu’un cours n’a pas eu lieu, les services administratifs ne disposent d’aucun moyen de contrôle de la réalité du service fait, qu’il s’agisse du service statutaire ou des heures complémentaires.

Les deux ordonnateurs ayant formulé une réponse, insistent sur le fait qu’il ne peut en être autrement à moins d’avoir les ressources suffisantes pour placer un agent vérificateur dans chaque salle et pour chaque enseignant, le meilleur vecteur d’information sur une absence qui ne serait pas compensée étant, selon l’actuel président, l’étudiant lui-même.

Sans méconnaître les difficultés matérielles signalées, la chambre insiste cependant sur la nécessité pour l’ordonnateur d’organiser un contrôle administratif interne du service fait au moyen notamment du logiciel Geisha.

Au niveau du mandatement, la chambre a procédé à des vérifications par sondage sur deux années : 2002 et 2004. Elles ont portées à la fois sur les heures complémentaires payées aux personnels enseignants (compte 6421) et sur les heures payées aux personnalités extérieures (compte 6422) et ont concerné les quatre composantes suivantes : Droit et sciences politiques, sciences économiques et gestion, IUT et IUP qui sont les plus « consommatrices » d’heures complémentaires.

Il est alors apparu, à plusieurs reprises, que des sommes importantes avaient été mises en paiement sans que ni le mandat ni le bordereau de mandats ne soit signé par l’ordonnateur. Dans certains cas, les bordereaux de mandats sont signés par des agents administratifs de l’établissement qui ne disposent pas de la compétence juridique pour engager ces dépenses.

Outre le risque juridique inhérent à la signature d’un acte par une autorité incompétente, cette situation illustre un manque de rigueur et de suivi dans la procédure d’engagement des dépenses. Il convient de rappeler que c’est l’ordonnateur, ou son délégué, bénéficiant d’une délégation de pouvoir ou de signature régulièrement établie, qui, seul, a le pouvoir d’effectuer les actes d’engagement de liquidation puis de mandatement des dépenses.

Pourtant, le sujet des délégations de signature avait déjà été évoqué par l’audit sur la gestion financière et budgétaire de novembre 2001, l’université en avait fait, dans son plan d’actions élaboré en janvier 2002, l’objet de sa fiche action n° 2. La chambre a pu vérifier que si les actes de délégations de signature avaient bien été mises à jour et mises en conformité avec les dispositions réglementaires, en revanche, l’usage de ces délégations par les personnels administratifs bénéficiaires n’est pas lui-même toujours conforme à la règle de droit. Elle estime nécessaire que l’ordonnateur contrôle régulièrement les actes pris par délégation, actes dont il demeure au final, responsable.

5-2 Les redéploiements de postes

5.2.1 Les objectifs déterminés par l’université

Le contrat quadriennal 2000-2003 comporte un volet gestion des ressources humaines, qui intéresse à la fois les personnels enseignants et les personnels administratifs (IATOS).

S’agissant des enseignants, l’université s’était assignée deux objectifs : réduire les dépenses en heures complémentaires et renforcer les secteurs sous encadrés. Pour y parvenir, l’université avait prévu la réalisation d’une étude, annoncée comme en cours de réalisation au moment de la signature du contrat, afin d’analyser « très précisément les taux d’encadrement des disciplines ». Il était également prévu que « les campagnes de recrutement viseront à renforcer les filières sous-encadrées, tout en gardant la cohérence des projets formation-recherche inscrits au contrat. » S’agissant des personnels non enseignants, c’est-à-dire des IATOS et ITARF, l’université avait affirmé sa volonté de tirer profit de la perspective de nombreux départs en retraite pour poursuivre et intensifier la politique de rééquilibrage d’emplois au profit des composantes les moins bien dotées, tout en prenant en compte la nécessité d’accompagner les évolutions pédagogiques et la modernisation de l’établissement. L’université s’était ainsi engagée à redéployer au minimum 12 emplois sur la durée du contrat.

Le redéploiement des personnels IATOS a également été intégré au plan d’actions interne initié en début d’année 2002 et en constitue la fiche n° 6. Les objectifs retenus sont de réduire, de façon concertée, les déséquilibres entre composantes, de redéployer à partir des emplois vacants et sur la base du volontariat et enfin de respecter l’engagement pris dans le cadre du contrat quadriennal de redéployer au moins douze emplois.

5.2.2 Les résultats obtenus

1) En ce qui concerne le personnel enseignant

L’étude annoncée dans le contrat quadriennal n’a pas été réalisée. En l’absence d’un constat formalisé des déséquilibres entre composantes, il apparaît dès lors difficile de mesurer les résultats obtenus. La chambre a toutefois eu l’impression que les composantes sous encadrées (facultés de droit et sciences économiques et l’IUP) et, a contrario, celles sur encadrées (facultés dentaire et de pharmacie) étaient fort bien connues au sein de l’établissement.

L’université n’a pas été en mesure de communiquer un bilan chiffré des redéploiements effectués sur la période. Il a simplement été indiqué oralement que les redéploiements opérés avaient été limités, de l’ordre d’un poste par an sur la période.

L’exercice était, en tout état de cause très contraint. En effet, les facultés de médecine et odontologie, qui représentent la moitié des postes d’enseignants sont dotées d’enseignants dits bi appartenant (ministère de la santé et ministère de l’éducation nationale) dont la gestion échappe à l’université, en raison du caractère dérogatoire de ces deux facultés. Les possibilités de redéploiement sont donc restreintes et ne peuvent s’opérer que de façon marginale sur quelques postes chaque année.

2) En ce qui concerne les personnels IATOS

Taux d’encadrement en personnel

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